Ako sa menia právne normy a predpisy týkajúce sa ochrany osobných údajov v súvislosti s novými technológiami sledovania?

Dochádzkové systémy zhromažďujú citlivé informácie o zamestnancoch, ktoré upravujú viaceré normy a predpisy. Z tých vám vyplýva niekoľko kľúčových povinností, ako je napríklad získanie súhlasu na zber biometrických údajov. Aké ďalšie povinnosti sa spájajú s evidenciou dochádzky a na čo si dať pozor?

Čo je evidencia zamestnancov?

Presnú definíciu evidencie zamestnancov v Zákonníku práce nenájdete. Rovnako ako ani formu evidencie pracovného času. Sami sa tak môžete rozhodnúť, aké technológie využijete. Myslite však na to, že zvolený spôsob zberu informácií musí zohľadňovať prehľadnosť, preukázateľnosť, skutočnosť, správnosť a minimálny rozsah dát.

Na to, aby bola evidencia preukázateľná, ju odborníci odporúčajú viesť v papierovej alebo elektronickej podobe. Elektronická, čiže evidencia online alebo prostredníctvom rôznych softvérov, je dnes praktickejšia. Znižuje riziko vzniku chýb z nepozornosti alebo podvodov pri zapisovaní príchodov a odchodov.

Evidencia pracovného času vs evidencia dochádzky

Dochádzku a pracovný čas si mnohí mýlia. Sú však medzi nimi viaceré rozdiely.

• Dochádzka – ide o celkový čas, kedy sa zamestnanec nachádza na pracovisku nehľadiac na to, či vykonáva, alebo nevykonáva svoju prácu.
• Pracovný čas – ide o čas, kedy zamestnanec vykonáva svoju prácu.

Zákon v súčasnosti ukladá povinnosť evidovať len pracovný čas zamestnanca.

Biometriu môžete spracovávať len so súhlasom zamestnanca

Platí, že za zvolenú technológiu, ktorá bude slúžiť na evidenciu zamestnancov, zodpovedáte vy. Musíte preto jasne určiť, aké údaje budete spracúvať, na aký účel a v akom rozsahu. Zároveň je tiež kľúčové skontrolovať, či vám zo zákona nevznikajú nejaké dodatočné povinnosti, ktoré musíte splniť.

Skvelým príkladom sú biometrické dochádzkové systémy. Ak ich chcete vo firme používať, musíte najprv získať súhlas zamestnancov, ktorých biometrické údaje budete zhromažďovať. Súhlas musí byť slobodný, informovaný a preukázateľný. Zamestnancov je potrebné informovať o GDPR, poskytnúť im možnosť odmietnuť udeliť súhlas a v prípade, že vám súhlas dajú, nezabudnite ho zdokumentovať.

Keďže elektronické dochádzkové systémy pracujú s veľmi citlivými údajmi, mali by mať viaceré bezpečnostné opatrenia. Tie zabránia ich zneužitiu tretími stranami. Pri výbere systému sa preto obráťte na overených odborníkov, ktorí vám ponúknu to najlepšie riešenie šité na mieru.

Dochádzkové systémy by mali byť prehľadné

V dátach o zamestnancoch musíte mať poriadok a prehľad, aby ste v nich mohli kedykoľvek nájsť potrebné informácie a nestalo sa, že vám niektoré uniknú. Okrem toho platí, že prístup k dátam by mal byť šifrovaný a dobre zabezpečený.

Zabezpečenie je kľúčové aj na strane zamestnancov. Ak využívajú dochádzkový systém cez mobil, mal by byť chránený heslom.

Zamestnanec môže požiadať o prístup k osobným údajom

Zamestnanec, ktorého údaje zhromažďujete prostredníctvom jednoduchého dochádzkového systému alebo inej technológie, môže požiadať o prístup k nim. Podľa zákona má právo na získanie potvrdenia o tom:

• aké údaje zhromažďujete,
• akým spôsobom údaje spracúvate,
• odkiaľ údaje získavate,
• komu údaje poskytujete,
• ako dlho údaje uchovávate.

Zamestnanec má nárok na kópiu všetkých osobných údajov, ktoré ste o ňom zhromaždili. Na túto skutočnosť musíte byť dobre pripravení. Ideálne je preto evidenciu neustále kontrolovať a zisťovať, či celý proces získavania informácií podlieha normám a predpisom.